A circulação de centenas de documentos em papel nas empresas é constante, e com ela é necessária a correta gestão e arquivamento de mihares de informações. Contratos, relatórios, documentos de RH, processos jurídicos, notas fiscais, gráficos e fotografias são alguns exemplos de documentos que precisam ser arquivados por anos e constituem um patrimônio importante para as empresas.

O arquivamento em papel, além de ocupar espaço físico em caixas, prateleiras, armários e até mesmo salas inteiras, tem como outra desvantagem a possibilidade de extravio e de danos em documentos, como rasgaduras e o total consumo pelo fogo num eventual incêndio.

Mais uma característica dos documentos impressos é exigir mais tempo para pesquisar determinada informação, principalmente nos mais espessos. Sem contar a necessidade de fazer cópias diante do caso de análise por mais de uma pessoa ou distribuição para um grupo, por exemplo.

Para garantir a preservação documental e a facilitar o arquivamento, oferecemos o Backup Inteligente. Trata-se da digitalização de papéis com uma qualidade excelente e com a possibilidade de localizar rapidamente determinado tópico por meio de palavras-chave.

O cliente recebe em CD ou pendrive os dados digitalizados, no qual busca exatamente a informação que deseja, sem perder tempo revirando papéis ou rolando várias telas de páginas do documento.

A Grampo também oferece a possibilidade de o material ser disponibilizado em rede interna de computador ou na internet, com classificação do conteúdo digitalizado conforme a necessidade do cliente (data, assunto, autoria…).

E outra das vantagens do sistema é a possibilidade de selecionar e copiar uma informação do PDF digital (com todas as características do documento original) e imprimi-la ou transferi-la para outro arquivo.